专业技术知识公开管理培训课讲稿

　　
专业技术公开管理培训课讲稿

　　
各位领导、各位同事：

　　大家上午（下午）好！今天大家在这里齐聚一堂，共同参加此次由我们XXX部门组织的档案管理培训，在这里，我谨代表我们XX部门欢迎大家的到来，希望大家可以在此次培训中学有所获。

　　本次培训内容，主要分为四个方面：一是在我们此次学习中需要明确的问题，二是常规条件下每个部门需要归档的资料的具体要求；三是特殊条件下保密文件归档的硬性要求；四是当前档案管理制度、借阅制度和管理员职责的讲解。

　　首先让我们看第一部分，这算是本次培训的一个序言吧。

　　大家知道，档案管理工作是我们公司的一项重要工作，在座的每一位同事所在的每一个部门，在年底，也就是当前，都需要将相关的档案文件进行整理和归档，由于公司机制和体系的原因，在当前我们有些部门对于自己需要将什么样的文件归档、怎么归档还不甚清楚，所以呢，今天我们组织了这个培训会。在培训过程当中，如果大家有什么不清楚、不明了的地方，可以随时提问，我将会进行明确的解答。

　　下面书归正传，我们开始进行培训，首先，我们看第二部分，在当前每个部门所需要归档的资料的具体要求。

　　在当前，我们公司需要进行开展档案管理工作的主要有八个部门，分别为综合部、质量部、开发部、生产部、工程部、采购部、销售部和财务部。这八个部门所需要归档的资料和内容各不相同。

　　首先在这里，我要先说一下我们在档案管理当中的第一个比较重要的要求，那就是这八个部门都必须有专职的工作人员来负责档案管理的是事宜，而且尽可能的保在较长的一段时间内不要更换。

　　为什么要这样呢，我想在座的各位领导和同事都知道，档案管理工作可以用两个词语来形容，那就是冗繁、复杂，有的部门比如我们综合部，要负责十几二十种文件的归档，这些文件上级领导下发的时间、频率都是不固定的，换句话说，只有一名固定的工作人员经过较长一段时间的适应，才能摸准归档工作的脉络，才能一步一步的开展好工作，如果这个岗位不固定，大家可以想一下，很有可能造成一个人没做完的工作，另外一个人在交接的时候没有百分百接受，出现工作上的“茬口”，对于我们档案工作而言，这就很容易造成部分档案无法归档或者说归档不完全，这就为下一步我们企业复查、复核工作的开展带来了隐患。

　　在这里，我也藉此机会做一下调研，在座的各个部门当中，有多少部门是有专人做档案工作的呢？大家可以示意我一下……看来我们公司在这方面做得还是相当不错的，为我们档案管理工作的开展打下了一个比较坚实的根基。

　　那么在这里，我们继续看第二个层面，看一下我们八个部门所负责的主要内容，今天我将会将每个部门所负责的具体内容进行一一讲解，在座的分属各部门的同事也可以依照咱们工作开展的实际情况尽情提问，让我们一块共同讨论，共同学习。

　　让我们看第一个部门，综合部，大家知道，综合部主要负责我们公司的一些基础的、综合方向的业务，层次多、范围广，所以在档案管理上，我们综合部所要负责的内容也是最多的，大家看一下我们的PPT，看一下档案部所要负责的归档内容，主要有三大方面，九项内容，第一方面是上级来文、公司上报、下发红头文件，这些文件通常情况下都是无规律的，直接与我们的企业的经营状况相互挂钩，所以在整理的时候如果漏掉了相关内容我们可能也不好发现，所以这些文件前期的登记工作我们一定要做好做实；第二方面，是荣誉证书、资质证照、员工人事档案、健康档案、培训档案，这些内容，大多数是与我们本部门或者本部门的员工息息相关的，比如人事档案，健康档案，进来一名员工，这名员工的这些档案肯定要有，如果没有，那说明什么，说明我们档案资料没有搜集完全，所以这个方面的工作导向主要是做细；第三是党委文件，党委文件之所以单独列出来，是因为这些文件的归档与我们的党建工作密切相连，在归档的时候我们可以参考党支部的相关要求，相对于前两项内容，更有依据，工作相对而言也更好开展。

　　让我们看第二个方面，质量部，质量部主要负责我们公司生产产品、工艺的监督，与其他部门不同的是，我们千金湘江药业很多的产品配方和工艺是有专利而且是具有保密性质的，所以在质量部的档案管理工作中，不仅要存档，而且要保密。当前在质量部需要存档的文件主要有两种，一种批生产记录，这种文件需要保存的有效期为3-4年，而另外一种为GMP文件，这种文件需要做永久保存，换句话说，对于GMP文件，我们在归档的时候要更加仔细、谨慎；

　　下面让我们看第三个部门，开发部，开发部的档案管理工作与质量部有所类似，因为这个部门的文件也是需要保密的，现在开发部的主要负责的归档文件有申报资料、批件原件、研发合同、专利证书原件、商标注册证原件，大家也看到了，开发部所要归档的材料基本都是我们比较重要的申报资料或者合同、专利证书的原件，很多都是丢失无法再补的文件，一旦归档工作出现失误，很有可能为我们公司带来比较大的经济损失。

　　四是生产部，生产部主要负责设备档案、环保档案的文件存档，这些文件通常是我们生产运营过程中的附属文件，这里就不再多说。

　　五是工程部，工程部主要负责对工程图纸、项目竣工资料以及已经中标的招标资料进行整理和存档，在这里我要说明的是，虽然工程部的资料没有明确需要保密，但是对于其中的第三点，已经中标的投标资料，这里面有我们对相关项目或者设备、设施的具体报价，一旦报价外流，同样也不堪设想，这很有可能会影响到我们以后的招标，所以对于这类文件，工程部的档案管理工作人员也需要尽量做到不复印、不拍照、更不能外流。

　　让我们接着看第六个部门采购部，采购部主要负责采购合同原件及合同审批单、合同复印件、采购审批表、采购计划表的存档，根据我们公司相关制度的要求，这些存档的资料所要求的时间是不一样的，其中原料包材辅料合同需要保存五年、设备合同则需要保存至设备报废，也就是如果设备没有提出报废申请并且批准，这份合同就必须一直保留。除此之外，在这里我要说明的是，每年的4-5月份，是采购合同的存档上交期，明年的上半年就是我们今年所有的采购合同以及计划、审批表等相关文件的入档期了，希望采购部的工作人员可以在存档工作中及早做好准备；

　　七是销售部，存档的内容主要是发货凭证、发票、销区费用凭证、二级返利协议、经销商档案，销售部的这些存档内容是我们在公司管理工作中最容易复查的区域，所以在销售部存档管理工作的开展中，一定不要存在任何的遗漏，有些资料，多了没问题，但是少了一定会有大问题；

　　八是财务部，财务部主要是对当年的所有凭证、报表和收据进行存档，这个大家都比较清楚，这些资料是需要非常严谨的，多了也不行，少了当然更不行，必须按照财务相关要求保留所有的与我们财务工作相关的凭证，这些资料保存的期限为15年。

　　下面我们将第三部分，特殊部门，对于我们企业而言主要是开发部和质量部保密资料存档的一些注意事项，主要是三点要求，在这里我将会通过两个案例来为大家进行具体分析：

　　一是呈交资料的工作人员和资料后期的管理人员以及借阅人不得以任何方式、任何形式对外泄露资料档案中的秘密，如果已经泄露了，造成了泄密事故，那么应该追求泄密者的法律责任；

　　在这里，我想大家应该注意的几个字是“任何形式”，这四个字有什么内行呢，我们用一个案例来看。

　　案例1：某开发区信访办主任刘某在参加完市涉密会议后，将1份机密级会议文件带回单位，不仅未按规定及时交保密室查收，而且在文件使用后疏于保管，随意放置在办公桌上，被一上访人员趁办公室无人拿走，在开发区服务中心复印后将原件送回，并将复印件交给一名个体职业者通过互联网社会公开发送，造成了一系列的恶劣影响。有关部门发现后，随即对两人实施了刑事拘留。刘某也由此受到行政警告处分。

　　在这里，我想大家也看到，也就是说不仅仅是故意行为，非故意行为依然会导致档案文件的泄密，所以在我们的档案管理工作中，大家要杜绝的一个词语是什么？是“不拘小节”。我们要切实从细节做起，才能保证档案文件不会外泄，才会避免各种安全隐患的发生。

　　下面让我们来看第二点：对于借阅者，在资料阅读当中，没有经过正式的申请手续和批准，不能进行拍照、复印、留底，一旦因此造成泄密，同样要追究法律责任。

　　对于这一条，我想大家字面意思都比较了解，那么对于严重性呢，不知道大家清楚不清楚，在这里，让我们来看第二个案例。

　　案例2：一对夫妇携带国家机密资料跳槽案。原西安某科研工作人员袁某、孔某两人系夫妻，大学毕业后，两人在同一单位工作，在工作期间，私自将应该进行归档的、较为系统的、属于国家机密的某些国防电子产品的技术说明书、技术图纸、程序和图纸软盘等资料进行扫描、拍照并且带回家中。2000年6月1日被高薪聘请，跳槽到南京某通讯研究所工作，并将非法获取的秘密图纸和资料藏匿于南京个人住所。案发后，在其住处查到存有复印好的国家机密的图纸、试验记录本和技术说明书等物。袁某和孔某采用非法手段窃取国家秘密，其行为已构成了非法获取国家秘密罪。为了维护国家的保密制度，根据《刑法》有关规定，判决袁某和孔某犯非法获取国家秘密罪，分别判处有期徒刑一年，缓刑两年。

　　通过这个例子，我想大家应该看到，对于我们档案管理工作而言，我们的工作为资料的搜集带来了便利，如果不合理利用这些资料，就会为我们带来很大的隐患，不仅仅造成企业的损失，而且还会触犯国家的相关法律，所以在座的各位，尤其是专门负责档案管理的工作人员需要审慎、小心。

　　三是其他参与资料编写或者上报的工作人员，要真正执行《保密法》，严格遵守我们企业《保密守则》中的各项规定。

　　对于第三条，在这里，我就不再把《保密法》和我们企业的《保密守则》进行赘述，但是每一年，我们的千金湘江药业都会签订相关的保密责任书，大家不要以为这是随手一签，只要你触犯了其中的任何一条，都会追求相关的责任，所以也希望大家在下次签署这种保密协议时，一定要仔细、认真的阅读上面的内容，而不是看也不看就在内容上签字。

　　第四部分，我们主要将对公司执行的保密制度进行讲解。在当前，我们公司该方面的制度总计有两个，一个是档案管理制度，另外一个是档案借阅制度。

　　对于这两个制度，我会对里面的重点条款和为什么这么做、怎么去做稍微讲解一下，大家熟知的内容，就一跳而过了。

　　首先让我们看档案管理制度，主要有七条：

　　严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

　　在这条制度当中，前面的档案收集、整理、保管、鉴定我想大家都比较清楚，主要是关于最后一点，销毁。我知道对于我们企业的有些工作人员，在做相关文件或者合同尤其是招投标的一些文件时，如果文件做的有些小瑕疵，打印版的文件一般就是随手一扔，或者一撕两半，那么我想问一下大家，如果这些文件在合同签署或者招投标之前，就恰好被这么一个经销商无意中发现，会带来一个什么样的后果。所以在文件的销毁方面，大家一定也要注意，切实要按照相关要求销毁一些文件，尤其是一些重要的、需要保密的文件。

　　档案按档号排放，档案柜编顺序号，档案室内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

　　这一条内容大家都比较清晰，我就不再多讲了。

　　借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

　　对于这条，我想说一点的是，在下一步工作的开展中，我们将会对档案不按时归还建立一定的处罚制度，也就是说，如果借出的档案你一次不按时归还，说明你那是工作忙忘记了，两次不按时归还，那说明是你的失误，如果有第三次，说明什么，说明你对档案工作不够重视，那么我们就要进行相应的惩戒和处罚了，切实让某些工作人员在意识上、认识上进行提高。

　　不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

　　这个在上面的案例中已经有了反映，我们就不再具体细说了。

　　（5）切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

　　（6）做好档案室进出人的登记以及携带文件的登记工作。

　　对于这一点，我要说一下，这条规定中含有两个意思，一个是在咱们档案室档案管理工作的开展中，你只要踏入这个档案室的门，就要进行登记，有人或许认为很麻烦，不，这一点都不麻烦，有效的登记是查询我们档案出入的重要条件，如果档案想拿就拿走，那么我们档案的完整性必然得不到保证，所以说，档案室进出人的登记工作要做好。第二个是，你进入档案室带了什么文件，出档案室带了什么文件，这个咱们也要具体明确，为什么要这样，就是为了防止有些工作人员为了个人利益夹带机密档案出门，消除可能存在的所有的隐患。

　　（7）档案管理员有权追究可能存在泄密的工作人员的相关责任，并且要求其本人和直属领导进行调查。

　　对于这个制度，我想可以解释一下的主要是第七条，也就是说，如果档案管理员怀疑在座的各部门的某位工作人员有私自复印、拍照机密档案的嫌疑，不光是借阅者本人，直属领导也有配合调查的义务，所以在这方面各位一定要注意；

　　第二个是档案借阅制度，主要有十二条，有些制度与上面的档案管理制度虽然内容不一样，但是表达的意思基本差不多，所以有些制度我就不再过细的讲。下面让我们通读一下这十二条内容：

　　（1）档案室管理的档案，主要提供公司各部门相关人员使用，任何人员借阅档案时必须办理登记手续方可借阅。

　　（2）机密档案借阅，需经主管领导批准，就地查阅，不得带出档案室。

　　（3）借阅档案的人员负责保管、保密、爱护所借档案，不得拆卷涂改、叠页和勾画、污损档案整洁，发现遗失及时报告，并追查处理。

　　对于第三条，我要说一下的是，在档案阅读过程中，有些同事和同志是喜欢用笔勾勾画画的，这在我们档案阅读中是不允许的，包括弄脏档案，这也是不行的，都要根据实际情况进行及时汇报，不能想到当然的认为稍微脏一些、画两笔也不会被发现。

　　未经批准的档案，不得随意抄录，拍照原文。

　　对于第四条，大家都知道现在拍照的设备都很先进，IPONE、IPAD还有一些比较高档的手机，都可以进行即时拍照，但是我希望大家有一定的警醒意识，如果没有相关批准，一旦拍照，就很有可能导致文件外流，而通过一定的技术手段，是可以查阅的到相片是通过什么手机拍的，然后再比对查阅过该文件的人，是很容查到是谁导致了文件内容外泄的，所以大家要慎重。

　　（5）所借阅的档案，不得任意转借他人，如需要转借时，必须到档案员处办理手续。

　　对于这条，或许有的同事说，我借给他人，反正管理员也不知道，这样行不行，在这里，我可以告诉大家，当然不行，这种行为是明令禁止的，而且正是这种行为，很有可能导致泄密事件的发生，如果一旦出现泄密，第一借阅人将会承担主要的责任，所以大家一定不要存在任何的侥幸心理。

　　（6）借阅人员所还回的档案，档案管理员必须检查是否齐全。

　　（7）档案资料借阅最长时间不得超过一个月，如要延长，可按规定办理手续。

　　（8）负责借阅人员如有调动工作时，在离职前必须将所有案卷归还档案室。

　　（9）档案室是防火重地，严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。

　　（10）档案室管理实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意出入档案室。

　　（11）必须严格按照档案密集柜的使用手册操作密集柜，确保使用寿命（见密集架使用方法）。

　　关于密集柜的使用方法，今天我也将会借此时机，待会带领大家到我们档案室参观示范一下，希望大家可以能够正确的使用密集柜。

　　（12）综合部每月对档案室管理使用情况进行监督检查。 以上各条如有违反，综合部将在个人绩效考核中扣除当事人绩效考核分10分。

　　最后，再总结一句，在座的各位需要着力注意的就是我们的3、4、5、7、8条，这几条都直接关系各科室工作人员借阅档案时应该注意的地方，除此之外，如果泄密情况影响到了我们企业的效益，对于泄密的工作人员，我们还会追求相应的法律责任，在座的各位同事应该引起注重。其次呢就是第9条，在我们档案室，是拒绝抽烟行为，因为这将会带来很大的隐患，所以在座的同事吸烟习惯的同事应该在该方面更加慎重一些。

　　今天，此次档案管理培训工作就到这里，感谢各位领导和同事的聆听，谢谢大家。下面大家请跟随我一块参观一下档案室，明确一下密集柜的使用方法。